G Suite: plein d’outils pour gagner en efficacité et mieux collaborer
© Gordon Johnson – Pixabay
Rédiger une demande de subvention à plusieurs mains, peaufiner un dossier de présentation à partir de différents documents, partager des photos en haute résolution, accéder au calendrier de votre équipe, et surtout avoir accès à votre travail en tout temps, en tout lieu et sur tout support: la G Suite concentre tout un tas de fonctionnalités pour optimiser vos façons de travailler et de collaborer. Autre atout de taille, elle facilite le travail d’équipe en vous permettant d’interagir par clavardage ou vidéo. Utilisée quotidiennement par des artistes et organismes en danse, la suite Google en a conquis plusieurs.
«Dans son ADN, l’Agence (Mickaël Spinnhirny) doit avoir quelques gènes de Google! Tout notre fonctionnement est basé sur G Suite et ses nombreux services. Avec une politique zéro papier, notre organisme est complètement dans le nuage. Un outil indispensable pour le développement international!»
– Mickaël Spinnhirny
Une diversité de documents accessibles sur le nuage
Dites adieu à vos versions 1, 2, 3, 4… 25 de documents échangés par courriel! Très semblables aux documents Word et Excel de la suite Office dans leurs designs et fonctionnalités, les Docs et les Sheets rendent la collaboration sur un projet plus efficace et dynamique puisque vous pouvez bonifier à plusieurs, simultanément, un même document et suivre en temps réel la progression d’un dossier. Chaque collaborateur a ainsi accès à la toute dernière version des fichiers, sans possibilité d’erreur.
En plus de documents textes et de feuilles de calcul, le Drive permet de partager tous types de fichiers – photos, enregistrements sonores et visuels, etc. – et même de réaliser des présentations ou de créer des formulaires.
«Grâce à un hyperlien, les journalistes ont accès à notre « Salle de presse » virtuelle, un dossier où ils retrouvent le communiqué de presse officiel de la production, les visuels promotionnels, les crédits des photographes ainsi que le dossier de presse. Une centralisation de l’information qui permet, pour nous, d’être optimal, clair et systématique.»
– Maud Mazo-Rothenbühler, directrice des communications de Danse-Cité
Vous pouvez créer un nouveau document, mais aussi importer des documents existants. Vous êtes libres ensuite de télécharger le fichier qui vous intéresse sur votre bureau et, petit plus, vous pouvez travailler hors connexion!
Une communication ininterrompue
La distance ne sera plus un problème! Que vous partiez en tournée ou en voyage d’affaires aux quatre coins du monde, la G Suite vous permet de partager de l’information et de communiquer à distance avec vos collaborateurs. Accessible sur ordinateur, tablette ou cellulaire, elle vous permet de rester connectés avec votre équipe en tout temps, par clavardage ou visioconférence.
Accédez à vos fichiers stockés dans le nuage et ajoutez des commentaires dans les documents partagés pour les annoter ou poser des questions à vos collaborateurs.
«Notre manière de travailler en équipe a évolué. L’intégration des pigistes et des collaborateurs à l’international a pris un tout nouveau sens. Les six premiers mois, nous avons dû développer de nouvelles habitudes, ça ne s’est pas fait sans effort, toutefois nous avons tous beaucoup gagné en flexibilité, en efficacité et en qualité de vie au travail grâce à cet outil.»
– Pierre-David Rodrigue, directeur général de La danse sur les routes du Québec (La DSR)
Une organisation à toute épreuve
L’outil Agenda vous permet d’avoir votre horaire sous la main en tout temps et de l’ajuster de concert avec vos collègues si vous le souhaitez. Inscrivez vos tournées, planifiez vos réunions et consultez la disponibilité de vos collègues en partageant vos calendriers. Vous avez un horaire de ministre? Compilez facilement plusieurs agendas en leur attribuant des couleurs distinctes.
Organisez votre to do list grâce à la fonctionnalité Keep, consignez-y vos idées et créez des alertes pour rester en phase avec votre planification.
Une plateforme qui s’emploie à préserver la sécurité
La sécurité de vos données est assurée à différents niveaux: qui dit modification d’un document à plusieurs mains en temps réel et en simultané, dit risque de perte de données. Heureusement, Google a prévu l’enregistrement automatique, qui garantit que les modifications apportées par tous les collaborateurs soient sauvegardées, de même que la récupération de versions antérieures d’un fichier.
Il est également possible de paramétrer, pour chaque document, qui peut y accéder en lecture seule (sans le modifier), qui peut le commenter ou encore l’éditer.
Des options vous permettent aussi de protéger les données de votre organisme et de les sécuriser suite à la perte d’un appareil ou au départ d’un collaborateur. Google se montre soucieux de la protection des données et met en œuvre des systèmes comme la «validation en deux étapes», qu’il n’hésite pas à continuellement questionner et améliorer.
Un espace de stockage pour conserver vos documents
Sauvegardez et stockez vos fichiers dans le Drive, qui offre jusqu’à 15 Go d’espace dans sa version gratuite.
«À La danse sur les routes du Québec, nous avons pris la décision en équipe de migrer l’ensemble de notre classement et de notre travail sur la G Suite, à l’exception de la comptabilité. Ce changement nous a permis d’avoir le bureau au bout des doigts, sur nos cellulaires comme sur nos ordinateurs portables en tout temps.»
– Pierre-David Rodrigue, directeur général de la DSR
«Au-delà de [tous ces avantages], la suite professionnelle de Google nous permet de nous adapter aux réalités d’aujourd’hui comme le télétravail et la conciliation travail-famille.»
– Mickaël Spinnhirny
Prêts à concrétiser votre incursion dans le numérique et à réduire vos impressions papier et vos envois de courriels? Suivez le guide!