Le RQD vous parle de (sa) transformation numérique

On pense souvent qu’un processus de transformation numérique consiste uniquement à intégrer de nouveaux outils technologiques dans son travail. Et pourtant, c’est la gestion du changement qui demeure névralgique dans ce processus. L’implantation de nouveaux outils bouscule les routines et force les employés à sortir de leur zone de confort. Pour amener des changements en douceur, il est important, voire nécessaire, d’accompagner les employés dans l’adoption d’une posture d’adaptation et d’ouverture au changement. Au Regroupement québécois de la danse (RQD), nous avons fait appel à l’expertise de deux consultantes [1] en stratégie numérique pour accompagner notre transformation numérique. Quelles ont été les étapes de cette transformation? Le RQD vous parle de son expérience et des principales orientations de sa stratégie numérique!

Une transformation numérique, qu’est-ce que c’est?

Un peu comme un programme de développement personnel où on cherche à incarner la meilleure version de soi-même, une transformation numérique vise à nous guider vers l’amélioration de nos méthodes de travail, l’accroissement de notre productivité et le renforcement de la collaboration.

«Le terme se réfère à la fois aux changements liés à l’arrivée de nouvelles plateformes technologiques qui influencent nos activités et nos actions qu’à la façon d’interagir avec les publics et clientèles.»[2]

Au RQD, le renforcement de la qualité des services offerts aux membres ainsi que l’optimisation des tâches et du flux de travail des employés ont été les principaux moteurs de cette initiative.

Première étape: l’évaluation

Le diagnostic de la «maturité numérique» constitue le point de départ. Québec Numérique la définit comme la capacité d’être «en mesure de bien s’adapter aux changements se déroulant dans notre environnement.»

Au RQD, la première étape de ce diagnostic a permis d’évaluer la capacité de l’équipe et son intérêt à collaborer, partager, changer, innover et expérimenter.

Le diagnostic s’est ensuite poursuivi en examinant les outils technologiques pour dresser un bilan de la technologie utilisée au quotidien comme outils principaux de travail, analyser la mobilité des appareils ainsi que l’agilité des outils. Informer l’équipe des résultats obtenus est une étape essentielle pour les maintenir impliqués.

Analyser nos besoins

Après avoir dressé la liste des outils numériques utilisés, une deuxième session d’entrevues a été organisée afin de déceler les besoins, qu’ils soient d’ordre technique, organisationnel ou encore de formation. L’équipe a alors pu lister les outils utilisés dans le cadre de ses tâches quotidiennes et pointer les problématiques rencontrées. La synthèse de ces rencontres a permis de constater, par exemple, que plusieurs outils étaient utilisés par différentes personnes sans nécessairement de cohésion ou encore que la multiplication​ des outils pouvait créer une abondance pas toujours utile.

En se montrant à l’écoute des besoins de chaque employé, la consultante leur a aussi offert l’occasion de questionner leurs méthodes de travail. Les solutions émanent à la fois des employés, capables d’identifier le type d’outils qui facilitent leur travail, et de la consultante qui met son expertise à profit et fait des recommandations concrètes.

L’amélioration de la  gestion du quotidien a fait notamment partie des besoins formulés par le RQD. Des ateliers sur la découverte d’outils de gestion collaborative, comme Trello et Asana, ont notamment été mis sur pied  pour initier les employés.

Élaborer une vision commune de l’innovation

Une série d’ateliers a permis à l’équipe du RQD d’élaborer une vision commune de l’innovation numérique . Celle-ci repose sur trois piliers:

• Engagement: s’impliquer activement dans le déploiement de la vision numérique, autant pour les employés que pour les clientèles et le public.
• Accessibilité: Considérer les différentes courbes d’apprentissage possibles vers le développement de la pensée numérique, dans le respect du rythme de chacun.
• Leadership: Maintenir et élever le leadership de l’organisation dans le déploiement numérique dans le milieu de la danse.

Bâtir un plan de stratégie numérique

Dernière étape, mais pas des moindres, le plan de stratégie numérique se décline en orientations et objectifs qui guideront les prochaines actions en matière de numérique au sein du RQD:

• Renforcer la gestion et l’organisation interne
• Consolider la relation avec les membres et les publics du RQD
• Améliorer l’accessibilité des services du RQD

Chacun de ces objectifs est décliné en actions.

S’il est certain que la pandémie aura accéléré la transformation numérique du RQD et de nombreux organismes culturels, ce processus d’analyse et de réflexion stratégique itérative aura permis de clarifier les prochaines actions à mener concrètement pour faire du numérique un véritable allié!

Notes

[1] Marika Laforest et Samiha Hazgui

[2] Définition Culture pour Tous, Lab culturel